C. Meldestelle / Meldezugänge (Kapitel 7)
7. Meldestelle.help und weitere Meldezugänge (Entgegennahme & Bearbeitung von Meldungen)
7.1 Zwecke
Wenn Sie über unsere Meldezugänge eine Meldung einreichen oder mit uns im Rahmen eines Falles kommunizieren, bearbeiten wir Personendaten, um:
- Meldungen entgegenzunehmen, zu dokumentieren, zu triagieren,
- das geschilderte Anliegen und den Sachverhalt im Rahmen der Beratung zu strukturieren und fachlich einzuordnen (z.B. durch Rückfragen und Gespräche),
- Lösungswege und Vorgehen zu erarbeiten,
- eine von Ihnen gewünschte Weitergabe/Intervention vorzubereiten,
- die Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit des Meldeprozesses sicherzustellen.
Consartis führt im Rahmen der Meldestellenleistung keine internen Untersuchungen oder Ermittlungen durch und trifft keine personalrechtlichen, disziplinarischen oder sonstigen Entscheide für den Auftraggeber
7.2 Vertraulichkeit und Anonymität
Anonyme Meldungen: Die im Meldeportal erfassten Original-Meldungsdaten werden auf Servern in der Schweiz gespeichert. Wir erhalten ggf. eine E-Mail-Information, dass eine neue Meldung eingegangen ist; diese Benachrichtigung enthält keinen Meldungsinhalt und keine Angaben zur Identität der meldenden Person. Bei anonymen Meldezugängen werden technische IP-/Sicherheitsdaten nicht mit Meldungsinhalten verknüpft und nicht zur Identifikation verwendet.
Weitergabe an Dritte (z.B. Auftraggeber/Institutionen): Personenbezogene Meldungs- und Beratungsinhalte werden grundsätzlich nur weitergegeben, wenn die meldende Person dies ausdrücklich wünscht bzw. freigibt. Eine automatische Weitergabe an den Auftraggeber oder andere Dritte erfolgt nicht. Vorbehalten bleiben zwingende gesetzliche Offenlegungs- oder Herausgabepflichten sowie behördliche oder gerichtliche Anordnungen.
7.3 Datenarten (je nach Inhalt der Meldung)
Meldungen können – je nachdem, was Sie mitteilen – beinhalten:
• Angaben zur meldenden Person (optional), Kontaktmöglichkeiten,
• Sachverhaltsangaben, Zeit/Ort, Beteiligte, Anhänge/Belege,
• Angaben über weitere Personen (z.B. beschuldigte/benannte Personen, Zeugen),
• Kommunikations- und Verlaufsdaten im Rahmen der Fallbearbeitung.
Je nach Thema können auch besonders schützenswerte Personendaten enthalten sein. Bitte übermitteln Sie solche Daten nur, soweit dies für die Meldung und Bearbeitung erforderlich ist.
7.4 Zugriffs- und Berechtigungskonzept
Der Zugriff erfolgt nach dem Need-to-know-Prinzip und ist rollenbasiert. Coaches haben nur Zugriff auf jene Kunden, bei denen sie aktiv eingebunden sind; andere Kundenbereiche sind technisch gesperrt. Geschützte Zugänge sind u.a. durch Zwei-Faktor-Authentisierung abgesichert.
7.5 Aufbewahrung und Löschung
Meldungs- und Beratungsinhalte, für die Consartis als Verantwortliche handelt, werden grundsätzlich spätestens 12 Monate nach Abschluss einer Meldung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegende schutzwürdige Gründe im Einzelfall eine längere Aufbewahrung rechtfertigen (z.B. zur Rechtsdurchsetzung/-verteidigung). Soweit Consartis Personendaten als Auftragsbearbeiterin bearbeitet, richten sich Aufbewahrung und Löschung nach dem jeweiligen Auftrag bzw. Auftragsbearbeitungsvertrag und dem zwingend anwendbaren Recht.
7.6 Hinweis zur Informationspflicht gegenüber Dritten (Schutz von Hinweisgebern)
Werden im Rahmen einer Meldung Personendaten über Drittpersonen (z.B. beschuldigte Personen oder Zeugen) bearbeitet, kann die Information dieser Personen – soweit das DSG anwendbar ist – nach Art. 20 DSG aufgeschoben, inhaltlich beschränkt oder ausnahmsweise unterlassen werden, soweit und solange dies zur Wahrung der Vertraulichkeit bzw. Anonymität der meldenden Person sowie zum Schutz überwiegender Interessen der meldenden Person oder anderer Dritter erforderlich ist. Soweit für den Bearbeitungsvorgang anderes Datenschutzrecht anwendbar ist, richten sich Informationspflichten und allfällige Einschränkungen nach diesem Recht.
7.7 Rollen und Verantwortlichkeiten (Kundenmandate)
Die datenschutzrechtliche Rolle von Consartis richtet sich nach dem jeweiligen Bearbeitungsvorgang und dem zwingend anwendbaren Recht. Für vertrauliche Meldungs- und Beratungsinhalte einer unabhängigen Meldestelle handelt Consartis als eigenständige Verantwortliche, soweit sie Zweck und wesentliche Mittel der Bearbeitung eigenständig festlegt und dem Auftraggeber keine fallbezogenen Weisungs-, Einsichts-, Zugriffs- oder Herausgaberechte zustehen. Personenbezogene Inhalte werden dem Auftraggeber grundsätzlich nur mit ausdrücklicher Freigabe der meldenden Person oder aufgrund zwingenden Rechts bekanntgegeben. Nur soweit Consartis Personendaten in einem konkret bezeichneten Bearbeitungsvorgang ausschliesslich im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers bearbeitet, handelt sie als Auftragsbearbeiterin; hierfür gilt der vereinbarte Auftragsbearbeitungsvertrag (ABV/DPA). Für eigene Plattform-, Log- und Sicherheitsdaten sowie die eigene Kunden-, Vertrags- und Unternehmensadministration handelt Consartis als eigenständige Verantwortliche. Bei öffentlichen Auftraggebern können zusätzlich öffentlich-rechtliche Datenschutzbestimmungen gelten; massgebend sind das zwingende Recht, die tatsächliche Rollenverteilung und, soweit zulässig, die individualvertraglichen Regelungen.
